A gestão de contratos otimiza processos e custos, além de evitar possíveis adversidades em acordos de longo prazo, como é o caso do aluguel de vagões, locomotivas e terminais de carga.
A autoria do contrato é o processo pelo qual você documenta os detalhes acordados. Seu gerenciamento é feito desde sua criação até a execução, além de alterações e rescisões contratuais.
Quando as melhores práticas são aplicadas, o gerenciamento de contratos se beneficia com:
- controles;
- economia;
- visibilidade;
- percepção;
- garantia de conformidade;
- gerenciamento de mudanças;
- cumprimento das partes interessadas.
Apesar de não ser abordado com frequência, esse assunto é muito importante para os negócios. Para você compreender o conceito e saber como ter eficiência em sua aplicação, continue a leitura do artigo!
O que é a gestão de contratos e por que é importante
A gestão de contratos é o processo de gerenciamento da criação, execução e análise de contratos para potencializar o desempenho financeiro e operacional em uma empresa, enquanto reduz os riscos.
As organizações encontram quantidade crescente de pressão para diminuir custos e melhorar a performance e, para te ajudar nesse processo, separamos algumas dicas. Confira!
Boas práticas da gestão de contratos
A má gestão de contratos custa às empresas uma parte de suas receitas anuais. Isso acontece quando há uma atitude descontraída e a tendência a reagir a questões tardias em vez de abordá-las proativamente.
Por outro lado, ter boas práticas em vigor pode resultar em redução de custos de 30% a 50%, e contribui para criar relacionamentos de longo prazo, gerando novas parcerias e projetos.
Veja seis melhores práticas que o ajudarão a estabelecer os sistemas e verificações corretas para colher os benefícios da gestão meticulosa de contratos.
1 — Cláusulas claras
A gestão de contratos deve estabelecer cláusulas claras que abordem todos os pontos de interesse mútuo.
Quando não há clareza, o risco de problemas futuros torna-se eminente.
No caso da locação de vagões, locomotivas e terminais de cargas, problemas podem ocorrer nos dois lados. Por isso, a transparência total torna o contrato mais confiável e seguro.
2 — Estabelecer condições e prazos reais
Como parte da gestão de contratos eficiente, transformar os objetos do contrato em processos de trabalho bem definidos é importante.
Isso não só facilita a dinâmica dos envolvidos, como ajuda no cumprimento dos termos e condições do acordo.
Assim, estabelecer as condições e os prazos que podem ser cumpridos revolucionará o trabalho.
3 — Aditivo ao contrato
O aditivo contratual acrescenta cláusulas que não faziam parte do contrato. Portanto, sempre que houver uma atualização, ela precisa ser documentada.
Esses acréscimos são feitos em situações, como correção ou esclarecimento de cláusulas específicas, e devem ser apresentados a todas as partes envolvidas. Assim, evita:
- erros;
- falhas;
- multas;
- reduções de receita devido a recursos desatualizados.
4 — Realizar atualizações monetárias
A redução de custos é uma das principais metas que as empresas têm para gestão de seus contratos.
Qualquer tarefa que possam economizar custos, desde:
- negociação mais informada;
- menor incidência de renovação automática;
- melhor supervisão do desempenho do contrato.
Por essa razão, as métricas financeiras devem fazer parte dedicada das revisões rotineiras de gerenciamento de contratos.
Ainda, é possível contar com a provisão financeira para criar fundos que supram despesas que ainda não ocorreram. Assim, a empresa cria um planejamento contábil saudável, sem prejudicar o bom funcionamento das finanças, e mantém o contrato eficiente e confiável.
5 — Documentar possíveis ajustes para consulta
Manter os possíveis ajustes documentados torna o acesso às informações sobre o contrato rápido e simples.
Desse modo, apenas usuários autorizados podem acessar os contratos. Os administradores do sistema podem criar diferentes níveis, de modo que os usuários só vejam os contratos e informações conforme seu papel na organização.
6 — Manter documentação organizada
A gestão de contratos tem a função de manter a organização da documentação empresarial, além dos seus responsáveis.
Como qualquer outro acordo comercial, a locação de vagões para transporte de cargas é uma transação que requer documentação.
Desse modo, organizar a documentação inclui toda a comunicação (e-mail, texto e papel) de modo a evitar quaisquer mal-entendidos.
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